01
Check Out
Un utilizator autorizat poate bloca temporar documentul pentru editare, în timp ce ceilalți îl pot consulta fără să îl modifice.
DATA DOCUMENT & WORKFLOW
MOBIUS SOFTWARE
Managementul documentelor și al fluxurilor
DATA, DOCUMENT & WORKFLOW
Sprijinul tău în gestionarea eficientă a unui volum mare de documente: arhivare, organizare pe metadate și fluxuri de aprobare, într-o singură aplicație web.
Acces rapidla documentele persoanelor autorizate
Structură ierarhicăfoldere, subfoldere și criterii de organizare
Smart managementarhivare, metadate și fluxuri într-un singur loc
O aplicație web, nu un program local
Documentele devin informație organizată, accesibilă și controlată.
MOBIUS Data, Document & Workflow se instalează pe server și se accesează prin browser, independent de sistemul de operare al utilizatorului.
Fișierele, mesajele și contactele sunt introduse în foldere, grupate prin nomenclatoare și completate cu metadatele necesare regăsirii ulterioare.
Organizatfoldere și nomenclatoare
Regăsitmetadate și filtre
Controlatroluri și drepturi de acces
DATA
DOCUMENT& Workflow
DOCUMENT& Workflow
Fișiere
Metadate
Căutare
Versiuni
Drepturi
Fluxuri
Capabilități integrate
Organizare, siguranță și confidențialitate pentru documentele organizației.
Instrumentele lucrează împreună de la înregistrarea documentului până la consultarea istoricului său.
02
Filtre în Doc Explorer
Căutare după denumire, tip, emitent, numere de evidență, loc de arhivare, dată sau persoana care a introdus documentul.
03
Organizare ierarhică
Folderele pot conține subfoldere și documente, construind o structură arborescentă potrivită organizației.
04
Siguranță
Modificarea și ștergerea sunt limitate prin drepturile stabilite de administrator pentru fiecare utilizator.
05
Confidențialitate
Accesul la conținut este controlat în funcție de rol, departament și drepturile acordate în sistem.
06
Istoric și versiuni
Documentele și versiunile lor anterioare rămân disponibile pentru consultare, conform drepturilor de acces.
Circuitul documentului
De la înregistrare la aprobare, fiecare etapă rămâne într-un flux coerent.
Metadatele, responsabilitățile și versiunile însoțesc documentul pe traseul configurat de organizație.
01
Înregistrare
fișier, mesaj sau contact
02
Clasificare
folder și nomenclator
03
Metadate
tip și criterii
04
Repartizare
rol și responsabil
05
Aprobare
faze liniare sau paralele
06
Arhivare
istoric și regăsire
Fluxuri de documente
Oamenii colaborează pe trasee clare, fără circulația fizică a documentelor.
Documentele pot fi trimise pe trasee predefinite, într-un mediu cu reguli și proceduri precise. Fazele liniare pot fi combinate cu faze paralele și decizii.
- Circuite memorate și disponibile pentru reutilizare
- Modelarea fluxurilor rezervată administratorilor
- Responsabil desemnat pentru fiecare fază
- Roluri și grupuri cu drepturi diferite de acces
01
Creează
Înregistrează documentul și completează informațiile asociate.
02
Direcționează
Trimite documentul pe circuitul stabilit pentru procesare.
03
Colaborează
Adaugă versiuni și metadate pe parcursul fluxului.
04
Decide
Coordonează fazele de lucru și factorii de aprobare.
05
Păstrează
Conservă circuitul și istoricul pentru consultare ulterioară.
Documentul potrivit ajunge la persoana autorizată, în contextul și versiunea potrivite.
Webacces prin browser, fără instalare pe stații
Metadatecriterii pentru clasificare și regăsire
Roluridrepturi acordate de administrator
Versiuniistoric disponibil pentru consultare
Control coordonat
Patru perspective asupra aceluiași fond documentar.
Structura, accesul, circulația și istoricul sunt administrate împreună.
Conținut și clasificare
Fișiere, mesaje și contacte organizate în foldere, subfoldere și nomenclatoare definite de administratori.
Acces și confidențialitate
Permisiuni diferențiate în funcție de utilizator, rol și departament.
Flux și responsabilitate
Trasee predefinite, faze de lucru, responsabili și puncte de decizie.
Versiuni și regăsire
Metadate, filtre, stare finală și acces la versiunile anterioare ale documentelor.
Fluxul, explicat vizual
Documentele circulă între responsabili până la validarea finală.
Schema prezintă un traseu de aprobare cu mai multe roluri, puncte de control și păstrarea circuitului pentru utilizare ulterioară.
Avantaje operaționale
Un cadru comun pentru documente, responsabilități și decizii.
Soluția susține administrarea documentelor într-un mediu web și conectarea cu alte soluții prin servicii web.
Aplicație webStructură ierarhicăNomenclatoare configurabileMetadateControl al versiunilorServicii webImport PDF și XML
Scenarii de utilizare
Potrivită organizațiilor care gestionează volume mari și circuite documentare complexe.
Registratură și arhivare
Înregistrarea, clasificarea, păstrarea și regăsirea documentelor pe baza metadatelor.
Aprobare și colaborare
Circulația documentelor între responsabili, cu faze liniare, paralele și puncte de decizie.
Control intern
Drepturi pe roluri și departamente, versiuni, documente finale și istoric accesibil.
Următorul pas