Acces rapid. Organizare. Siguranța documentelor pe termen lung.
Sprijinul tău în gestionarea eficientă a unui volum mare de documente: arhivare, organizare pe metadate, drepturi de acces și fluxuri de aprobare, într-o singură aplicație web.
MOBIUS Data, Document & Workflow este sprijinul organizației în gestionarea eficientă a unui volum mare de documente. Principala sa funcție este arhivarea și gestionarea lor — managementul de documente.
O altă funcție importantă este organizarea și construirea fluxurilor de documente. Aplicația se instalează pe un server și se accesează printr-un browser web, fără instalare pe calculatoarele utilizatorilor.
MOBIUS Data, Document & Workflow transformă întrebările curente ale utilizatorilor și ale managementului în răspunsuri verificabile, disponibile instantaneu.
Instrumentele lucrează împreună, de la înregistrarea documentului până la consultarea istoricului său, pe aceeași bază de utilizatori, roluri și foldere.
Documentele sunt organizate în foldere cu structură arborescentă; un folder poate conține subfoldere, care la rândul lor conțin documente.
Fișiere, mesaje și contacte se introduc în foldere existente sau noi, se grupează prin nomenclatoare și se completează cu metadate. Administratorii își definesc propriile nomenclatoare și categorii de metadate.
Filtrare după denumire, tip document, organizația emitentă, număr extern, număr de înregistrare, loc fizic de arhivare, data emiterii și persoana care a introdus documentul.
Un utilizator cu drepturi poate bloca temporar documentul pentru modificare, iar ceilalți îl pot totuși consulta. Documentul poate fi marcat „versiune finală” și nu mai poate fi modificat.
Drepturile sunt acordate de administrator în funcție de rol și departament. La crearea unui cont nou, sistemul generează automat un folder dedicat utilizatorului, accesibil acestuia și superiorilor ierarhici.
Trasee predefinite pentru aprobare, cu faze liniare și paralele, factor decizional și responsabil desemnat pentru fiecare fază. Modelarea fluxurilor este rezervată administratorilor.
Trasabilitate asupra versiunilor la nivelul fiecărui document și acces oricând la documente, conform drepturilor de acces.
Import de documente (de exemplu PDF, XML) și integrare cu alte soluții sau sisteme prin servicii web. Aplicație web independentă de sistemul de operare.
Metadatele, responsabilitățile și versiunile însoțesc documentul pe traseul configurat de organizație, în cele 6 etape de mai jos.
fișier, mesaj sau contact
folder și nomenclator
tip document și criterii de căutare
rol, grup și responsabil
faze liniare sau paralele, decizie
istoric, versiuni și regăsire
Fluxul de documente oferă posibilitatea de a trimite documente pe un traseu predefinit — un mediu colaborativ cu reguli și proceduri precise. Circuitele prestabilite rămân memorate și pot fi folosite ori de câte ori sunt necesari pașii definiți.
Înregistrează documentul și completează tipul și metadatele asociate.
Trimite documentul pe circuitul predefinit pentru procesare.
Adaugă versiuni noi, adaugă sau editează metadate pe parcursul fluxului.
Intercalează faze liniare cu faze paralele și factorul decizional.
Marchează „versiunea finală”, care nu mai poate fi modificată.
Păstrează documentul, circuitul și istoricul pentru consultare ulterioară.
Documentul potrivit ajunge la persoana autorizată, în contextul și versiunea potrivite.
Interfața de lucru cu dosarele active oferă un instrument grafic care permite vizualizarea în ansamblu. Schema prezintă un traseu de aprobare cu mai multe roluri și puncte de control.
Aplicația nu limitează numărul de utilizatori din organizație și se adaptează structurii proprii prin nomenclatoare și metadate definite de administratori.
Înregistrarea, clasificarea, păstrarea și regăsirea documentelor pe baza metadatelor, în organizații private și publice.
Circulația documentelor între responsabili, cu faze liniare, paralele și puncte de decizie.
Drepturi pe roluri și departamente, versiuni, documente finale și istoric accesibil.
Documentații, contracte și corespondență organizate în foldere, cu metadate și versiuni controlate.
Echipa Mobius însoțește organizația de la procedurarea circuitelor documentare până la instruirea utilizatorilor și suportul în exploatare.
Selectați opțiunile care descriu cel mai bine situația actuală la cele 4 puncte de mai jos pentru a genera configurația recomandată a etapelor E1–E6.
Ai nevoie de ajutor? Nu contează cât de greu pare, echipa noastră te poate ajuta de la zero — de la analiza circuitelor documentare până la utilizarea curentă a aplicației.
Completați formularul, iar solicitarea este transmisă direct din site către echipa Mobius Software.