SERVICII PUBLICE ONLINE
Două componente care funcționează integrat
Serviciul online (front-end de interacțiune)
Componenta prin care solicitanții depun cereri, atașează documente și urmăresc stadiul procesării. Este accesibilă printr-un portal web dedicat și poate fi expusă prin API pentru integrarea cu alte sisteme sau canale digitale.
Platforma Data, Document & Workflow
Nucleul de procesare: preia fiecare cerere, o înregistrează ca document/dosar și inițiază o instanță de flux de lucru. Asigură gestiunea documentelor (stocare securizată, versionare, metadate, atașamente), gestiunea datelor structurate, motorul de workflow (rutare, alocare de sarcini, notificări, escaladări) și modelul organizațional folosit ca referință pentru rutarea ad-hoc.
Rutare ad-hoc, nu flux fix
La fiecare etapă, utilizatorul responsabil sau regula de business decide dinamic către ce compartiment merge documentul mai departe.
- Orice compartiment definit în structura organizațională poate deveni destinație de rutare.
- Un document poate reveni la un departament anterior pentru completări sau clarificări.
- Documentul poate fi direcționat succesiv către mai multe compartimente, pentru avizare sau consultare.
- Structura organizațională este menținută centralizat; modificările ei se reflectă automat în opțiunile de rutare.
- Fluxul se încheie printr-o acțiune explicită de finalizare, care declanșează comunicarea rezultatului către solicitant.
De la depunerea cererii la comunicarea rezultatului
Inițiere cerere
Utilizatorul depune o cerere prin intermediul serviciului online (portal web sau API).
Preluare în platformă
Cererea este transmisă automat către aplicația Data, Document & Workflow, unde este înregistrată ca document/dosar cu identificator unic.
Generare instanță de flux
Sistemul creează o instanță de flux de lucru asociată cererii, pe baza tipului de document și a regulilor configurate ad-hoc.
Rutare către departamente
Documentul este direcționat dinamic către orice compartiment definit în structura organizațională, fără a fi limitat la un traseu prestabilit.
Procesare, avizare, completare
Fiecare compartiment implicat vizualizează, completează, avizează sau anexează informații și documente la dosar.
Decizie de continuare
La finalul fiecărei etape, utilizatorul responsabil decide următorul pas: trimitere către alt departament, retur pentru completări sau finalizare.
Trasabilitate și audit
Fiecare mutare, modificare sau avizare este înregistrată în istoricul documentului (jurnal de audit).
Finalizare flux
Cererea este marcată ca finalizată, iar rezultatul este comunicat solicitantului prin serviciul online.
Ce include soluția
| Componentă | Descriere |
|---|---|
| Portal / serviciu online de depunere | Interfață web și, opțional, API pentru înregistrarea cererilor, încărcarea documentelor și urmărirea stadiului de către solicitanți. |
| Registrul documentelor și dosarelor | Evidența unică a fiecărei cereri, cu identificator, metadate, istoric și documente asociate. |
| Motor de workflow | Definirea și modificarea dinamică a traseului unui document, fără trasee fixe predefinite. |
| Structura organizațională | Registrul ierarhic al compartimentelor și al utilizatorilor, folosit ca sursă pentru opțiunile de rutare. |
| Notificări și alertare | Notificări automate (email / in-app) către utilizatorii sau compartimentele implicate la fiecare mutare a documentului. |
| Trasabilitate | Înregistrarea cronologică a tuturor acțiunilor: creare, rutare, avizare, modificare, finalizare. |
| Rapoarte și monitorizare | Indicatori privind volumul cererilor, timpii de procesare pe departament și stadiul curent al dosarelor. |
| Managementul documentelor atașate | Stocare securizată, versionare și vizualizare a documentelor asociate fiecărei cereri. |
Patru pași în portal, de la cont la documentul emis
1. Crearea contului
Solicitantul accesează secțiunea „Servicii electronice” și completează formularul de înregistrare. Validarea contului este realizată de un operator uman, autorizat pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
2. Administrarea entităților
Un singur cont poate gestiona relația online pentru mai multe entități — persoane fizice și/sau persoane juridice (firme, PFA etc.).
3. Depunerea solicitării
Se selectează entitatea, se alege serviciul dorit dintr-o listă predefinită și se adaugă documentele necesare, inclusiv șabloanele descărcabile, acolo unde este cazul.
4. Urmărire și finalizare
Stadiul curent al fiecărei solicitări și mesajele explicative sunt vizibile în interfață. După soluționare, documentele emise devin disponibile pentru descărcare.
Arhitectură, integrare, securitate
| Caracteristică | Descriere |
|---|---|
| Tip arhitectură | Aplicație web, arhitectură multi-nivel: front-end serviciu online și platformă DDW back-end. |
| Model de integrare | Integrare prin API / servicii web între serviciul online și platforma DDW. |
| Autentificare și acces | Autentificarea utilizatorilor (solicitanți și personal intern), control al accesului pe roluri, la nivel de compartiment. |
| Stocare documente | Stocare securizată, cu versionare și metadate. |
| Disponibilitate | Serviciul online este disponibil permanent (24/7) pentru depunerea și urmărirea cererilor. |
| Trasabilitate | Istoric complet, imutabil, al tuturor mutărilor și acțiunilor asupra fiecărui document. |
| Configurabilitate flux | Reguli de rutare configurabile, fără reproiectarea completă a fluxului la fiecare modificare organizațională. |
| Scalabilitate | Suportă adăugarea de noi compartimente și creșterea volumului de cereri fără impact asupra logicii de rutare existente. |
Acces pe roluri
Control al accesului la nivel de utilizator și de compartiment.
Jurnalizare
Creare, rutare, modificare, avizare și finalizare — toate înregistrate.
Protecția datelor
Prelucrarea datelor cu caracter personal conform cerințelor legale aplicabile.
Vizibilitate restrânsă
Documentele pot fi vizibile doar compartimentelor implicate în procesarea cererii.
Adaptabilitate reală, nu un proces rigid
Soluția combină un serviciu online de depunere a cererilor cu puterea unei platforme Data, Document & Workflow, capabilă să gestioneze fluxuri de procesare complexe și flexibile. Caracterul ad-hoc al rutării documentelor este principalul diferențiator față de soluțiile clasice de tip BPM cu fluxuri fixe, oferind organizației adaptabilitate la structura sa reală și la particularitățile fiecărei cereri procesate.
Digitalizați relația cu solicitanții
Vă putem ajuta de la analiza nevoilor și modelarea structurii organizaționale până la implementare, integrare și instruire.